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職場提升秘笈:三步驟打造影響力提案

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文/胡立妍/太毅國際

過去經驗與未來的連結

某日課程結束後,一位之前上過課的學生帶著筆記型電腦衝進教室,希望小小耽誤我10分鐘幫她看看一份簡報,她緊張中帶著興奮的告訴我,「老師,這是我職涯中一個重要的轉折,公司成立了一個新的部門,我要爭取部門經理的位子」。這家公司經營一個銷售網站,提供客戶刊登商品。Patty 在這家公司服務5年了,一直待在業務部,是業務部經理最倚賴的左右手,而且每年的業績也都能在期待中達成。最近公司打算成立客戶關係管理部門,強化客戶的經營與服務,Patty是被看好的內部人選之一。


公司要求幾位候選人進行自我推薦的簡報,於是 Patty 按照上課所學到的思考工具整理邏輯架構如下。

(圖/太毅國際提供)

▲(圖/太毅國際提供)

 
Patty的邏輯架構完全聚焦在過去的經驗。一般人在爭取某一個職位時,很容易將焦點放在「因為過去有相關經驗符合職位需求」。當然,這個絕對是必要的。

掌握未來的需求標準與期待
但是,如果可以進一步的挖掘「判斷標準」,掌握評審委員對於客戶關係管理部門經理的期待是什麼,就可以更容易提綱挈領,準備一份符合聽眾需求的報告。因此,我詢問了 Patty,「公司為什麼要成立這個部門?」

Patty回答:「過去公司比較注重業務的開發,客戶刊登商品是主要的業務,但是隨著兢爭者的出現,公司意識到不能僅僅提供刊登業務,還需要為客戶提供建議、改善方案,提升客戶的商品銷售。客戶關係管理就是為客戶分析曝光度、銷售量、促銷效果的數據,並依此提出建議方案。原本這些都在業務部的工作範圍,但是隨著公司營運版圖的擴大,於是將客戶關係管理的功能從業務部門獨立出來。」


▲(圖/太毅國際提供)

所幸, Patty對於新部門的來龍去脈掌握得很清楚。接下來,我們就可以按照決策者的判斷標準整理出「全面性」的邏輯架構。


 

從以上的架構來看,是以時間序為方向找出三點理由(分結論)。繼續往下延伸就可以一步步建構出金字塔結構。

準備3步驟:想全、調整,再製作!

此時,Patty 又急著告訴我,「每個人只有15分鐘說明,這些內容應該會超時。」
進行思路整理的原則是先「想全」。運用金字塔原理整理出完整的架構,檢查合理性,避免疏漏。再根據對聽眾的重要性和時間限制調整出一份「彙報金字塔」。比如說 Patty 的這份報告從聽者(高階管理層)的角度來說,更關心的可能會是第二點「新部門客戶關係管理和原部門業務部如何協作?」和第三點「如何發揮客戶關係管理在公司經營上的效益?」。

和 Patty 原先準備的方向不盡相同,因為 Patty 的思路受到了15分鐘的限制,而未將想法延伸到公司最關注的「未來性」。其實,Patty 過去的績效已經眾所皆知,再多說容易陷入自吹自擂的印象。但是,Patty 過去的績效就束之高閣了嗎?也不是這樣,而是可以依據不同的聽者來調整。如果 Patty 順利成為部門經理,公司新招募了一批新的成員,這些過去的績效就會比「未來性」相對重要,因為 Patty過去的績效和經驗對新成員來說,可以展現出 「Patty 是一位值得信賴的主管」,此時先取得信任再談推動工作,將會更順暢一些。

(圖/Pexels)

▲(圖/Pexels)

「想全」的另外一個好處是讓你不怕聽眾的提問。彙報金字塔就像是依照聽眾的期待調整出來的門面,而全面的金字塔架構就是最厚實的後盾,讓你用準備好的訊息回應提問。

如何準備?準備3步驟
1.想全:建構一個結構完整且全面的資訊金字塔
2.調整:根據聽者的期待以及時間限制,調整和篩選出一份彙報金字塔架構
3.製作:PPT的製作分為彙報內容和附件內容。彙報內容作為受時間限制的主內容,就是依據彙報金字塔架構整理的PPT,附件內容作為提問時段的參考內容,就是除了彙報金字塔以外的內容。
4.每個人在職場中有很多的機會進行提案,運用金字塔原理快速的先整理出內容架構,檢查結論、理由、以及因果關係,經由主管或是相關人員確認合理性之後,再進行PPT的製作,可以有效避免重工或是做白工的情況,取而代之的是高品質的努力成果。(原始全文)

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