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書摘/她從實習生當到奧美總經理 30招攻略曝光像極愛情

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記者鍾志鵬/臺北報導

奧美集團是國際知名的品牌行銷公司。網友可能不知道的,現任臺灣奧美集團董事總經理謝馨慧,是從差一點不被錄用基層實習生做起的,她的人生從滷肉飯開始。在新書《「懂事」總經理的30個思考》中,她說工作不是湯,不能用熬的。接受「三立新聞網」訪問時,謝馨慧強調,主管跟年輕部屬要互相尊重,就像千里馬跟伯樂要彼此發現…像極了愛情。

▲謝馨慧強調,管得住自己的內心,就管得住全世界。(圖/翻攝自謝馨慧臉書)

新媒體時代不變的經典價值 「懂事」像極了愛情

總是將微笑掛在臉上的謝馨慧,是臺灣奧美集團董事總經理,在2020年秋天寫了這本新書《「懂事」總經理的30個思考》,將26年來的點點滴滴工作心得,凝結成冊。她說在新媒體時代,有些事是不會變的「懂事」。或許換句話說就是「不要白目」。

「懂事」要給上位的人與年輕伙伴2個字建議---諒解

謝馨慧表示,懂事想給職場上兩種人啟發,「已上位者跟年輕人」,因為世代早已有隔閡,資深工作者有些時候會說年輕人白目,其實就是不懂事的俗稱。不懂事來自於我們都太喜歡自己的行為模式,卻都想要別人順從我們。一旦產生意見不一樣,很容易就覺得對方不懂事,這不只是上對下,晚輩也常會覺得長輩不懂年輕人的事情,所謂generation gap「代溝」就是這樣來的。

所以她寫出30個思考,是希望藉由書寫故事、心得以及歷程,協助彼此先了解彼此的觀點,進而理解不同的立場,最後達成彼此之間的諒解,是她的目的之一。

▲ 謝馨慧強調,管得住自己的內心,就管得住全世界。(圖/翻攝自謝馨慧臉書)

千里馬與伯樂在彼此尋覓中  發現翅膀的另一半

貴人是每一位上班族,窮極一生都在尋找的,伯樂找千里馬,同樣千里馬也在找伯樂,這樣的關係,謝馨慧以前陣子網路流行語句-「像極了愛情」來形容。

她說千里馬與伯樂,該以愛情發生的視角來發現彼此。會這麼講的原因,是因為這必須包括理性的價值觀VS專業技能、感性的個性VS信任程度,彼此之間找到協同合作,長期互利,價值交換,再加上長期夥伴關係的運營下,「伯樂栽培千里馬」,「千里馬支持伯樂」

▲謝馨慧強調,千里馬跟伯樂,就像愛情在尋覓彼此。(圖/翻攝自pixabay)

最重要攻略之一:效率與效能

我常常跟資淺同事說,時間是越用越多的。他們都常覺不解。這是如何管理工作效率及效能的問題。因為要談效能,這篇就例外一下,用有效率的條列式,整理10點我認為可以在辦公室捕捉效率、創造效能的招式。

1.剛當上主管的人經常會有這樣的迷思:等我把下屬教會,天都黑了,乾脆自己來做比較快,也做得比較好,於是永遠親上火線,單兵作業。但其實這是在剝奪下屬學習的機會,除了把自己累死,對個人、對團隊都沒有好處,既沒有效率,也不能創造效能。

反之,花些時間訓練下屬,讓他們成為你的臂膀,同時也是在形塑團隊的共識與文化,讓你帶領的群體可以承擔更重大的任務,做好更多事。

2.主管太晚給任務,最後一刻才說要做,這種最要不得。因為大家都忙,要大家臨時煞住各自正在駕駛的車,匆忙換位去啟動另一輛車,很容易讓團隊陷入混亂。而在時間不夠的情況下,想做出好成果幾乎只能憑運氣。最後一分鐘才想到要做什麼,是主管欠缺自律,讓下屬瞎忙往往只能換到不好的成果,變成全輸的局面。這對效率與效能當然是一大打擊,所以千萬要避免。

3.主管交代工作時含糊不清,這也是造成時間浪費、人力浪費,同時打擊團隊士氣的一大原因。事實是,沒有人天生是別人肚子裡的蛔蟲,所以交代工作時一定要具體,具體的內容、具體的目標、具體的做法,讓部屬有所依循。

4.主管很願意說明工作,卻講得冗雜,抓不到重點,讓下屬一頭霧水,這也是大忌。說明任務時,必須要去蕪存菁,把重要的事情列清楚。主管頭腦清楚,團隊做事就會條理分明,所以主管必須先訓練自己。

5.避免為了幫別人忙而延誤自己的時程。在飛機上戴氧氣罩時,要先罩好自己再照顧別人,工作也是一樣。我們往往因為怕破壞關係而不敢拒絕,但弔詭的是,在關鍵時刻不說NO,戮力以赴的結果卻可能導致信用破產。拒絕是有技巧的,優質的說「不」具有積極的力量。例如告訴客戶這不是你的專長,某某人可以做得更好,徵求同意後為之引薦。或者,清楚說明提供協助的所需配套,好比需要多少時間,需要哪些支援,讓人感覺你不是推託,是有誠意想協助他完成工作。有勇無謀地先做再說,或一味說好不敢反應真實情況,都是會導致後患的行為。

另一方面,要麻煩別人時也要有禮貌,要先詢問對方是否有時間。不能一廂情願地把事情賴給他人,或藉口說這件事很快,你先幫我弄五分鐘等等,這樣只會惹人討厭。

▲謝馨慧強調,管得住自己的內心,就管得住全世界。 (圖/翻攝自謝馨慧臉書)

6.科技很多時候是助手,但也有很多時候不是。有些事撥一通電話,五分鐘就溝通完成,你傳Line,來來回回卻花掉一小時。或者在網路上查資料,本來只需要兩分鐘,卻因為旁邊的推薦連結而分心,浪費了半小時。又或者,一有什麼事就趕快傳Line 給對方,認為對方看到就可以立即回應,這樣可以增加效率,但白天Line 晚上也Line,干擾了對方的生活也不自知,很可能無形中破壞了彼此的關係,事後還要解釋或道歉,反而得花更多時間去處理衍生的問題。

7.減少無用的會議,con-call 能夠解決的就不一定要碰面,視訊會議能夠做到的,就不一定要出差。

8.約開會時,不只要說幾點開始,也要明訂幾點結束,這樣能方便與會人士安排後續的時間,也能約束自己,讓會議有效率地進行。

9.用「緊急度」與「重要性」區分出的四個象限來檢查自己的時間使用情況,這四個象限分別是:

(1)「緊急&重要」、

(2)「緊急&不重要」、

(3)「不緊急&不重要」、

(4)「不緊急&重要」。

「緊急&重要」與「不緊急&不重要」都容易判別、因應。但「緊急&不重要」是時間管理中最需要對付的問題:我是不是經常在做緊急但不重要的事?「想做」和「該做」的有沒有先完成?如果確實已經馬不停蹄還是做不完,那你應該跟主管談一談,找出問題的癥結,或尋求主管協助,不要讓其他人偷走你的時間。

10.瑣碎的事要選擇有效率的方式,一次解決。例如每個月要繳交水費、電費、瓦斯費等,就算住家樓下有便利商店仍可能忘記,而忘記繳費的後果更麻煩。像這樣的瑣事,就應該抽一點時間一次辦好自動扣繳,省下後續的時間與心力。

▲ 謝馨慧強調,管得住自己的內心,就管得住全世界。(圖/翻攝自謝馨慧臉書)

做這麼多時間管理只有兩個重要的目的:

1.能更有效率地處理掉緊急但不重要的事。這類事情處理起來所花的時間愈少,能處理的事項就愈多,熟練的速度愈快,自己的戰力就愈能升級。

2.花在緊急但不重要的事情上的時間愈少,就愈有餘力去處理真正重要的事,在重要的事情上展現能力,獲得擢升的機會,擁有更大的舞台。

瑣事纏身是一種消耗,連帶也會影響身心健康,怠慢了人際關係,削減生活品質。謝馨慧強調,意義與意志非常重要,因為管得住自己的內心,就管得住全世界,在生活上言人之美,在工作上成人之美,在生命價值上實踐誠人之美,幫助別人成功,世界會更美好。

▲謝馨慧強調,管得住自己的內心,就管得住全世界。 (圖/時報出版提供)

本文摘自時報出版之《「懂事」總經理的30個思考》

作者介紹 謝馨慧 Abby Hsieh

現任台灣奧美集團董事總經理。

出生於高雄傳統家庭,看著賣滷肉飯的父母全年無休的工作,全家唯一坐下來一起吃飯只有除夕那一晚,讓她從小萌生叛逆的念頭,為什麼做人這麼辛苦?人生這麼難?經歷高一差點留級高二轉組高三重考的她,求學之路並不順遂,直到大學實習找到職涯最愛,卻好景不常,看似美好的前程卻因生病辭職歸零,經歷撞牆思考重回職場漸返順遂。並在一路攀爬的高峰,斷然中止運用一年半的時間在英國讀書與沈澱自己,回國後繼續回奧美服務。從不被看好,到前老闆白崇亮董事長口中的灰姑娘,一路努力成為台灣奧美當年最年輕的董事總經理。

經歷:奧美公關行銷公關事業部董事總經理、奧美整合傳播集團360品牌事業部資深溝通總監等

學歷:英國University of Reading國際管理碩士、淡江大學大眾傳播系

證書:2019年取得霍根測評工具教練認證資格

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